The Lifelong Learner

Mình từng là một đứa rất ngại giao tiếp khi đi làm.

Lí do đầu tiên thì chắc chắn là rào cản ngôn ngữ. Mặc dù khả năng đọc và hiểu tiếng Đức của mình cũng không quá tệ, nhưng khi còn đi học thì mình phần lớn chỉ được tiếp xúc với các bạn người Đức cùng tuổi. Do đó, thứ ngôn ngữ mình sử dụng lúc đó chỉ là giao tiếp một cách “xã giao”, mình không có một chút khái niệm nào về cách hành văn trong một môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Còn lí do thứ 2 là khoảng cách quá khác biệt về văn hóa. Không chỉ là khoảng cách về văn hóa giữa người Việt và người Đức mà còn là khoảng cách về thế hệ, vì đồng nghiệp của mình hầu như đều có tuổi đời lớn hơn mình rất nhiều. Vì vậy, mình ít khi tìm được một chủ đề chung để có thể trao đổi với họ một cách hứng thú.

Nhưng các bạn biết không? Theo như tác giả Yuval Noah Harari đã từng chia sẻ, con người chúng ta vốn là những động vật “kể chuyện”, chúng ta luôn tư duy bằng những câu chuyện chứ không phải bằng số liệu hay biểu đồ. Do đó, kỹ năng giao tiếp và truyền thông là một trong những kỹ năng rất quan trọng trong bất cứ môi trường làm việc nào.

Chính vì lí do này, mình muốn chia sẻ đến mọi người những bài học của mình về giao tiếp mà mình tiếp thu được trong suốt thời gian đi làm ở Đức.

1) Thay đổi cách tư duy về giao tiếp

Mình thấy có rất nhiều bạn chia sẻ với mình rằng họ giao tiếp không tốt là do họ “hướng nội”. Bản thân mình là người hướng nội và mình ngày trước cũng bị vướng vào điểm này. Nhưng trên thực tế thì việc giao tiếp hiệu quả là việc mà ai cũng có thể làm được.

Đúng là người “hướng nội” sẽ cảm thấy không thoải mái và mất rất nhiều năng lượng trong quá trình giao tiếp. Nhưng điều này không có nghĩa là họ không thể giao tiếp hiệu quả trong cái quá trình đó.

Vì vậy, bài học đầu tiên đối với mình là cách tư duy về việc giao tiếp. Theo bản thân mình thì bất cứ ai cũng có thể giao tiếp hiệu quả. Chúng ta không cần ép bản thân mình luôn luôn vui vẻ và chủ động đi giao tiếp với tất cả mọi người. Nhưng điều quan trọng là nếu chúng ta cần phải giao tiếp thì chúng ta phải hết sức nghiêm túc với nó, coi nó là một kỹ năng quan trọng và dành thời gian để cải thiện nó.

2) Thực hành kỹ năng lắng nghe

Sai lầm thứ hai của mình là ngày xưa mình luôn nghĩ về kỹ năng giao tiếp như một khả năng hùng biện, làm cho mọi người bị cuốn vào câu chuyện mà mình đang kể. Vì vậy, khi không thể làm người khác hứng thú với câu chuyện của mình thì mình đã nghĩ rằng mình giao tiếp kém.

Nhưng mục tiêu cốt lõi của giao tiếp lại nằm ở việc “hiểu” và “được hiểu”. Nếu như chúng ta chỉ tập trung vào câu chuyện của chính mình thì làm gì còn khoảng trống nào để tiếp thu được câu chuyện của người khác, đúng không ạ?

Vì vậy, đối với mình, chìa khóa của việc giao tiếp nằm ở kỹ năng lắng nghe.

Mục đích của việc lắng nghe không chỉ dừng lại ở việc hiểu nội dung mà đối phương muốn truyền tải trên mặt ngôn từ, mà nó còn đi tiếp đến việc tìm hiểu nội tâm của họ, tìm ra điều mà họ thực sự mong muốn, vấn đề mà họ đang thực sự gặp phải. Bởi vì con người ai cũng có mong muốn được thấu hiểu, được lắng nghe, nên chỉ cần làm được thật tốt việc này thôi thì bạn đã trở thành người tạo ra được rất nhiều thiện cảm với đối phương.

Kỹ năng lắng nghe không phải là một kỹ năng đơn giản. Chúng ta phải giữ được sự tập trung trong toàn bộ quá trình giao tiếp, nhìn nhận thông tin mà không đánh giá nó, áp dụng tư duy phản biện để tiếp túc phát triển cuộc hội thoại mà từ đó thu thập được nhiều thông tin có ích. Chính vì vậy, đây là một kỹ năng cần phải được rèn luyện một cách đều đặn và hệ thống.

3) Chuẩn bị kỹ càng trước mỗi cuộc họp

Đã có rất nhiều lần mình tham gia một cuộc họp dài 2-3 tiếng mà lại không đem lại bất cứ một giá trị gì. Và một trong những nguyên nhân gây ra tình trạng này là do các thành viên trong buổi họp, bao gồm chính bản thân mình, không có sự chuẩn bị trước khi bước vào cuộc họp.

“Biết người, biết ta, trăm trận không nguy” là câu nói nổi tiếng của binh thánh Tôn Tử. Trước mỗi buổi họp, chúng ta nên đặt cho bản thân những câu hỏi sau đây:

– Trong cuộc họp trước, chúng ta đã thảo luận về những vấn đề gì? kết quả của cuộc họp đó ra sao? còn có điểm chưa được thảo luận không? Khoảng cách thời gian giữa hai cuộc họp sẽ làm cho mọi người không còn nhớ được nội dung của buổi họp trước. Tổng hợp lại những thông tin này sẽ giúp chúng ta không rơi vào tình trạng “quên mất” nội dung của cuộc họp trước và lại mất thời gian để thảo luận lại.

– Mục đích của buổi họp là gì? Trong một cuộc họp, chúng ta rất dễ bị rơi vào “chi tiết” vào những câu chuyện ngoài lề, để rồi quên đi mục đích ban đầu của cuộc họp. Xác định rõ mục tiêu của buổi họp sẽ giúp chúng ta có một điểm tựa để quay trở lại mỗi khi chúng ta bị đi “lạc” như vậy.

– Những đối tượng trong cuộc họp là ai? Truyền thông phải phù hợp với đối tượng thì mới có thể hiệu quả được. Chúng ta không thể dùng cách diễn giải một vấn đề cho một đứa trẻ 5 tuổi giống như cách chúng ta diễn giải nó cho một ông cụ 80 tuổi. Vì vậy, việc nghiên cứu trước về đối tượng của buổi họ như: họ là ai? họ đã có hiểu biết, kinh nghiệm hay thông tin gì? họ là quản lí hay nhân viên? v…v… sẽ giúp chúng ta xác định được nội dung cũng như cách diễn đạt những thông tin mà chúng ta muốn truyền đạt một cách phù hợp nhất.

4) Dùng từ một cách văn minh hơn

Khi chúng ta học một thứ ngôn ngữ mới, chúng ta thường có xu hướng sử dụng những từ ngữ đơn giản nhất. Tuy nhiên, khi phải giao tiếp với người bản địa, những người đã hình thành được một nhận thức nhất định đối với ngôn ngữ của họ, thì việc dùng từ “khéo” hơn một chút sẽ giúp bạn trở nên “thuyết phục” hơn rất nhiều trong mắt họ.

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể mà mình đã thực hành để giúp cho cách diễn đạt của mình trở nên tốt hơn:

– “Ich glaube nicht” → “Ich kann es mir nicht vorstellen”

– “Ich denke” → “Aus meiner Sicht”

– “Vielleicht” → “Eventuell

– “Auch” → “Ebenfalls”

– “Ich weißt es nicht” → “Es ist mir nicht bekannt”

– …

Để học được những cách diễn đạt hay hơn, thì mình lại nhấn mạnh kỹ năng lắng nghe mà mình đã nhắc đến ở trên. Lắng nghe những người đồng nghiệp Đức của mình diễn đạt rồi học theo chính là phương pháp mà mình cảm thấy hiệu quả nhất.

5) Giao tiếp là để giải quyết công việc

Cuối cùng là mình đã chấp nhận việc giao tiếp là một cách để giải quyết công việc. Trước đây có rất nhiều lúc mình ngại, hay nói cực đoan hơn là “sợ” phải giao tiếp, “sợ” phải nhấc máy lên để gọi cho một đồng nghiệp mà mình không quen biết. Tuy nhiên, trong rất nhiều trường hợp, chỉ một cuốc điện thoại có thể giải quyết được rất nhiều vấn đề trong công việc. Tất nhiên, đối phương không phải lúc nào cũng “niềm nở”, “vui vẻ” đối với những cuộc điện thoại của mình. Nhưng lúc đó mình lại tự nhắc nhở bản thân rằng cái việc mình đang làm là để giải quyết công việc, đem lại lợi ích cho công ty, chứ không phải để “kết bạn” với đối phương. Và lúc đó, mình cố gắng chỉ nhìn nhận cảm xúc của mình mà không để nó ảnh hưởng đến những quyết định và hành động tiếp theo.

——————————————————–

Vậy thôi, đó là một số kinh nghiệm của mình để “sinh tồn” trong môi trường làm việc ở Đức. Nếu ai có thêm kinh nghiệm nào hay ho thì chúng ta cùng chia sẻ và học hỏi lẫn nhau nhé.

Frankfurt, ngày 22 tháng 5 năm 2024